EADAone es el primer agregador financiero para Administradores de Fincas. Conecta las cuentas con el programa de gestión/contabilidad, tanto mediante archivos de intercambio de datos (norma 43 y norma 19) como a través de una API propia.
El funcionamiento es tan sencillo que te explicamos brevemente los primeros pasos. La magia del EADAone está en la parte que no ves …. y en el beneficio que te aporta.
A este artículo no le dedicarás más de 3 minutos y, además, gran parte de lo que aplicarás para ponerlo en marcha no lo tendrás que repetir nunca, salvo en casos puntuales.
Los pasos para la puesta en marcha del EADAone son estos:
- Crea las credenciales de acceso a la banca online.
- Crea la primera Comunidad:
- Introduce los datos de la Comunidad.
- Introduce los datos de la primera cuenta.
- Consulta la posición global y el extracto de movimientos.
- Descarga los ficheros 43 ó 19 y súbelos a tu programa de fincas.
El robot se conecta una vez al día (generalmente todas las madrugadas) a todas las cuentas bancarias vinculadas a cada Comunidad. Cada día sincroniza los movimientos.
Toda la información entre nuestros servidores y tu navegador viaja encriptada, utilizando los mismos sistemas de seguridad que emplean por ejemplo los bancos. Observa que al conectarte en https://eadaone.smartfincas.com aparece en el navegador https en color verde.
1. Accede al EADAone.
Accede a https://eadaone.smartfincas.com con tu usuario y contraseña.
Puedes recuperar tu contraseña si no los recuerdas.
2. Crear Credenciales.
Para conectarse con tus cuentas, EADAone necesita las credenciales (generalmente usuario y contraseña) de consulta. Nunca se te pedirán las claves de operaciones, ya que son las necesarias para realizar movimientos de dinero y otras transacciones, y el EADAone solo realiza consultas de información.
Para crear una credencial, accede al menú Credenciales (en la parte superior derecha) y luego en Crear nueva. Selecciona la entidad bancaria (ver aquí como obtener la credencial para UNIBO) a la que pertenece e introduce los datos completos de tu usuario para el portal de esa entidad. Este paso es clave; debes tener cuidado de no equivocarte. Te recomendamos usar un alias (texto libre) para reconocer mejor cada credencial. Para terminar pulsa validar y ya la tienes.
La credencial aparecerá unos minutos como “pendiente de validar”. En esta misma pantalla podrás ver en un rato (en horario laboral) si la credencial se ha podido validar correctamente. También recibirás un email informativo.
Antes de 24 horas debería aparecer la credencial como "validada" en color verde. Si no es así, podrá aparecerte como "hay algún problema" y deberás editar la credencial
(pulsando sobre el alias), repasar que estén correctos todos los datos, y pulsa de nuevo en guardar. Podrás editar todo excepto a la entidad elegida a la que conectar. Si te hubieras equivocado, deberás eliminar la credencial y crearla de nuevo.
3. Crear Comunidades.
Para crear tu primera Comunidad, accede al menú de la izquierda Comunidades. Solamente necesitarás una referencia (te recomendamos utilizar el mismo identificador que empleas en tu programa de gestión
y un nombre-alias (puede ser la dirección, un nombre habitual o cualquier dato que te ayude a reconocerla fácilmente). Estos datos los podrás modificar más adelante pulsando el botón lápiz en cada comunidad. No es necesario que introduzcas la dirección completa ni población de la Comunidad.
4. Crear cuentas.
En el momento de crear la Comunidad ya podrás añadir la primera cuenta. Cada cuenta estará vinculada únicamente a una Comunidad, y no podrás crear una cuenta que ya existe. Pero cada Comunidad puede tener infinitas cuentas vinculadas.
Los datos de cada cuenta deben ser completos y correctos (ES00 1234 1234 12 1234567890). Puedes utilizar un alias (texto libre) para reconocer más fácilmente cada cuenta.
¡Todo listo!
Tras estos primeros pasos, EADAone ya está listo para funcionar automáticamente. Generalmente trabaja de noche (para no interrumpir tus conexiones con el banco), así que durante el primer día es posible que no veas avance….
¿Y mañana qué?
Muy sencillo. Cada día el EADAone se conectará a todas las cuentas que hayas creado, leerá los nuevos movimientos del extracto, y buscará la información N43 y ficheros de devoluciones. A primera recibirás un email con la nueva actividad. Estos pasos precisan estos requisitos:
- Para leer los movimientos y la norma 43 (información complementaria vinculada a cada movimiento), depende del proceso de cada entidad bancaria. Por defecto el robot lee de forma automática la información cuando el banco la hace disponible (normalmente 24-48 horas después de que el movimiento aparezca en el extracto), pero en algunas entidades (Caixabank, por ejemplo) esta información debe solicitarla el titular, solicitando que la banca online genere de forma periódica un fichero 43. Si tienes alguna duda, consúltanos.
- Para leer las devoluciones simplemente debes haber presentado la remesa en formato electrónico (ya lo hace el 99,99% de los Administradores). La banca online genera un fichero en caso de devoluciones, que el robot lo descarga automáticamente del repositorio de la banca online. En algunos bancos debes indicar expresamente que quieres las devoluciones en formato 19.
Vista de movimientos.
En el menú “Movimientos” verás los movimientos ordenados cronológicamente desde el más reciente.
La genialidad de esta información no está en la información en sí, si no en que desde este único lugar, con una navegación fácil e intuitiva, podrás consultar los movimientos de cualquier comunidad, de cualquier cuenta, en cualquier entidad. Olvídate de tener que ir a una web o a otra, o recordar infinitas contraseñas para acceder a realizar la tarea más común que es consultar los movimientos de cada día.
Si en esta pantalla no seleccionas ninguna comunidad, te aparecerán todos los movimientos mezclados, de forma que rápidamente podrás ver qué pasó ayer (o cualquier día) en todas tus cuentas, sin necesidad de que vayas una por una. Si quieres ver exclusivamente los movimientos de una cuenta, solo tienes que pulsar sobre la comunidad que deseas. Así de sencillo.
Los movimientos que tienes en pantalla se pueden ordenar por cualquiera de los campos, o filtrarlos con el buscador de movimientos, que hace una búsqueda inteligente sobre el contenido de cualquier campo del extracto. Para que realice la búsqueda es necesario indicar el texto tal como esté contenido en el movimiento (incluidos signos de puntuación de cifras, fechas, nombres, …).
Pero si lo que quieres es encontrar algo concreto, puedes usar el filtro avanzado, que te permite buscar por importes y/o fechas entre todas las cuentas.
Si accedes al menú “Comunidades” verás todas las que hayas creado, la/s cuenta/s de cada Comunidad, y el saldo de cada una (tanto en importe como en una barra comparativa). ¡Toda esta información, con independencia de la entidad donde estén las cuentas! Pulsando sobre una Comunidad o una Cuenta, accederá automáticamente al extracto.
Descarga de movimientos.
Para que el EADAone te aporte valor con su trabajo, nos apoyamos en el trabajo del banco y de tu programa de gestión.
Banco: Generación del fichero 43. Algunas entidades bancarias no generan el fichero 43 de forma automática, si no que lo generan a demanda manual del usuario. En estas entidades, en EADAone cada día solicita por ti el archivo con los movimientos del día anterior. Así de sencillo.
En otras entidades (Caixabank por ejemplo) la generación la hace el banco de forma programada, por lo que es necesario que a través de la banca online de esa entidad (o en algunas, únicamente en la oficina física) solicites que el archivo lo genere en el plazo que tu desees. En estas entidades, el EADAone solo descargará el fichero el día que el banco lo genere.
En el caso de UNIBO, este proceso es totalmente automático, gratuito y sin demora.
IMPORTANTE: algunas cobran comisión por el proceso de generar ficheros 43, así que deberás tener en cuenta (o negociar) estas condiciones, o convendrá que regules para cada comunidad el plazo razonable (cada día, cada semana, cada dos semanas, ….) con el que quieras tener la contabilidad al día. Consúltanos si tienes alguna duda.
Banco: Generación del fichero 19. La norma 19 es la misma que seguramente ya utilizas para enviar remesas de recibos al banco, y que también se emplea para que el banco te comunique las devoluciones o cambios de domiciliación.
El archivo 19 de devoluciones o cambios de domiciliación ya lo reconocen la mayoría de programas de gestión, y te permite actualizar la información de tu contabilidad y base de datos automáticamente. El EADAone lo “único” que hace cada día es buscar en todas las cuentas la existencia de un archivo 19, los descarga y comprime todos en uno solo cuando tú se lo pides.
En algunos bancos para que genere automáticamente el archivo 19 por cada devolución será necesario que accedas a la banca online (o, en algunas, en la oficina física) de cada cuenta y actives esa opción. Por lo general, en el menú de “ficheros” de la banca online, encontrarás la opción de “activar recepción”. En la información de tu banca online encontrarás más información sobre esta opción. Con esta opción activada en cada cuenta, el banco de forma automática generará un archivo cada día que reciba devoluciones. El EADAone los descargará diariamente, y los compactará en uno solo para que los proceses como si fuera “cuenta única”.
En el caso de UNIBO, este proceso es totalmente automático, gratuito y sin demora.
Programa de gestión. La mayoría de programas están preparados para leer los ficheros 43 (movimientos en cuenta) y 19 (devoluciones de recibos), y realizar la integración en la contabilidad de cada comunidad. El EADAone lo “único” que hará es buscar la información en cada cuenta, y cuando quieras integrarlos en tu programa te los compactará en un archivo único, que descargarás con un solo clic.
Procesar el fichero 43 en tu programa de gestión de fincas. Esta información te la deberá ampliar tu proveedor del programa de fincas, pero la mayoría de programas reconocen el fichero norma 43, y contabilizan en cada comunidad los cargos automáticamente. Para que esto sea posible, es necesario lo siguiente:
- Que la entidad emisora (la empresa de energía, seguros, ascensores, …) haya enviado al banco el cargo domiciliado incluyendo el identificador único de mandato. Esto funciona en la mayoría de grandes empresas.
- Que hayas indicado a tu programa de gestión que ese identificador de cliente único corresponde a una comunidad, gasto, grupo de reparto, proveedor, etc… concreto. Este paso solo lo harás una vez, y la próxima vez que llegue otro cargo de ese mismo identificador, tu programa de gestión lo contabilizará automáticamente. Se trata de “enseñar” a tu programa para que vincule identificadores únicos con la Comunidad.
Realmente lo que “único” que hará el EADAone es descargar los archivos, convertirlos todos en uno cuando tú decidas, y permitirte que utilices la norma 43 como si utilizaras el sistema de “cuenta única”.
El resto de detalles del funcionamiento y configuración del proceso norma 43 lo encontrarás en la documentación de tu programa de gestión. Si usas GESFINCAS, aquí tienes una breve explicación
Accede a la sección de nuestro CENTRO DE AYUDA para tener toda la información que necesitas sobre EADAone (en construcción...).
Cualquier duda que tengas, nuestro equipo de soporte está para ayudarte.